ISO 9001:2015 – Gestire le MODIFICHE per sostenere il business

Gestire le MODIFICHE per sostenere il business secondo ISO 9001:2015

L’approccio per processi, il “risk based thinking”, il miglioramento continuo possono comportare modifiche o mutamenti nel SGQ di una organizzazione o addirittura nell’organizzazione stessa.

La ISO 9001:2015 ha tra i suoi traguardi il miglioramento dei requisiti per affrontare le modifiche sia a livello sistemico che operativo. Questi requisiti, abbinati agli altri, offrirebbero una robusta base per un sistema di gestione del business, a sostegno della direzione strategica dell’organizzazione.

Quindi, una volta che l’organizzazione ha identificato il contesto in cui opera e le parti interessate ed identificato poi i processi che sostengono questo collegamento, il modo e metodo con cui essa affronta le modifiche ed i mutamenti diventa una componente sempre più importante per un successo continuato.

Le modifiche vanno intese come portatrici di migliorie per l’organizzazione e devono essere attuate come deciso da quest’ultima. Inoltre deve essere considerata l’introduzione di nuovi rischi e opportunità associati ai mutamenti previsti.

Infatti, una volta determinati i processi, si avrà la necessità di valutare i rischi e le opportunità ad essi associati e, per ottenere gli eventuali benefici, potrebbe essere necessario apportare delle modifiche che potrebbero interessare qualsiasi elemento di un processo (input, risorse, personale, attività, controlli, misure, output ecc.).

Gestire e controllare con successo questi cambiamenti diventata allora un requisito importante nel SGQ di una organizzazione.

I punti della ISO 9001:2015 che fanno riferimento specifico a questi nuovi requisiti sono:

1. 6.3 Pianificazione delle modifiche
2. 8.1 Pianificazione e controllo operativi
3. 8.3.6 Modifiche della progettazione e sviluppo
4. 8.5.6 Controllo delle modifiche

mentre altri riferimenti alle modifiche si trovano ai punti 4.4, 5.3, 9.2, 9.3, 10.2.

Cosa dobbiamo considerare quando si implementa un nuovo requisito riferito alle modiche?

• Fattori che possono causare una modifica nel SGQ come ad esempio il feedback dei clienti, i reclami, l’insuccesso di un prodotto, il feedback del personale interno, le innovazioni, i rischi e le opportunità individuate, i risultati degli audit interni, i risultati del riesame della direzione ecc.
• Background: alcune modifiche devono essere gestite attentamente mentre altre possono essere ignorate senza che comportino conseguenze negative all’organizzazione. Occorre quindi dotarsi di un metodo per definire le giuste priorità.
• Priorità. La metodologia sviluppata per determinare le priorità dovrebbe tener conto, tra l’altro, anche delle conseguenze delle modifiche, delle probabilità che queste conseguenze si presentino; dell’impatto sui clienti, sulle parti interessate, sugli obiettivi della qualità; dell’efficacia dei processi del SGQ.
• Passaggi tipici per perfezionare le modifiche:
  • Definire nello specifico ciò che deve essere modificato;
  • Pianificare (compiti, tempistica, responsabilità, autorità, budget, risorse, informazioni necessarie, ecc.)
  • Ingaggiare le persone adatte per la modifica del processo
  • Sviluppare un piano di comunicazione (potrebbero avere la necessità di essere informate figure specifiche all’interno dell’organizzazione, clienti, fornitori, parti interessate, ecc.)
  • Usare team composti da funzioni interessate differenti per revisionare i piani ed ottenere un feedback sia sui piani stessi che sui rischi associati.
  • Formare il personale
  • Misurare dell’efficacia

Quali modifiche potrei aver bisogno di fare?

• Processo (input, attività, output, controlli, ecc.)
• Comunicazioni con i clienti
• Comunicazioni lungo la catena di fornitura
• Aggiungere controlli a processi
• Ispezioni
• Formazione specifica del personale
• Implementazione di nuovi processi
• Fornire informazioni documentate
• Modificare la documentazione esistente
• Migliorare la competenza del personale
• Introdurre processi di outsourcing
• Altro …

Altre considerazioni:

• Prima di effettuare un qualsivoglia mutamento, l’organizzazione dovrebbe considerare le eventuali conseguenze, soprattutto quelle non intenzionali.
• Dopo aver effettuato una modifica, è il caso di monitorarla con cura per determinarne l’efficacia ed identificare qualsiasi problema che potrebbe insorgere.
• Potrebbe essere necessario registrare alcune delle modifiche apportate ai fini del SGQ (informazione documentata).

Fonte: ISO/TC 176/SC2/N1287